Em um cenário econômico dinâmico e desafiador, manter contratos atualizados vai muito além de uma formalidade burocrática. Ao revisar acordos de forma sistemática, gestores públicos e privados conseguem não só adequar valores aos índices de mercado, mas também garantir manutenção do equilíbrio econômico-financeiro entre as partes. Este processo, amparado pelas leis vigentes, é essencial para evitar distorções de custos e preservar o orçamento.

Contextualização legal e princípios fundamentais

Na esfera administrativa, a Lei nº 10.192/2001 e a recente Lei nº 14.133/2021 estabelecem a cláusula de reajuste obrigatória em todos os contratos administrativos, independentemente de sua vigência inicial. Esse dispositivo busca assegurar a manutenção do poder de compra dos valores pactuados e impedir o enriquecimento ilícito de qualquer das partes.

Estabelece-se que o reajuste só pode ocorrer após prazo mínimo de doze meses a contar da proposta ou do orçamento de referência. Qualquer readequação de valores antes desse período é considerada nula, conforme orientações do Tribunal de Contas da União. Assim, o respeito à periodicidade legal é requisito indispensável para a validade dos ajustes.

Reajuste x Repactação: entendendo as diferenças

Embora os termos pareçam sinônimos, existe distinção relevante entre reajuste e repactação. O reajuste é automático e segue índices contratuais de inflação fixados no início do contrato. Já a repactação envolve análise detalhada dos custos reais, considerando variações salariais, encargos, insumos e despesas amortizadas.

Para contratos de serviços contínuos, como limpeza ou vigilância, a repactação pode levar à eliminar custos já amortizados — tais como uniformes, treinamentos e equipamentos adquiridos no primeiro ciclo, gerando economias significativas na segunda fase do contrato.

Procedimentos para reavaliação antes da renovação

Antes de autorizar qualquer prorrogação ou renovação, a gestora deve verificar uma série de aspectos fundamentais:

• Condições de habilitação do contratado e regularidade fiscal;
• Consulta a cadastros de empresas punidas ou inidôneas;
• Validação de certidões negativas atualizadas;
• Análise das planilhas analíticas e justificativas de custos.

O pedido de repactuação deve ser formalizado pelo contratado antes da data limite de prorrogação. Caso contrário, ocorre preclusão lógica, impedindo qualquer ajuste em períodos subsequentes e mantendo as condições anteriores.

Impactos práticos e exemplos de economia

A reavaliação periódica de contratos evita a manutenção de preços defasados, prevenindo tanto a onerosidade excessiva para a contratante quanto prejuízos ao contratado. Além disso, funciona como base para renegociações mais transparentes e eficazes, sustentadas em dados concretos de mercado.

Em contratos de limpeza, por exemplo, a amortização de uniformes e treinamentos no primeiro ano pode justificar redução de até 10% no valor global do segundo período. Já em serviços de vigilância, a otimização das equipes e a revisão de jornadas podem representar uma economia adicional de 5% a 8%.

Benefícios estratégicos da revisão periódica

• Controle eficaz dos gastos e melhor alocação orçamentária;
• Prevenção de distorções e ajustes imediatos;
• Transparência nas negociações e maior confiança entre as partes;
• ajuste fino dos custos com base em dados reais.

Ao incorporar essas práticas, organizações públicas e privadas fortalecem sua capacidade de planejamento financeiro e mitigação de riscos relacionados a contratos de longa duração.

Boas práticas e recomendações para gestores

Para implementar uma política eficiente de revisão contratual, recomenda-se:

• Estabelecer cronograma interno de avaliações anuais;
• Manter planilhas de custos atualizadas e documentadas;
• Prever cláusulas que facilitem repactuações detalhadas;
• Promover treinamentos para a equipe de compras e contratos.

Essas ações criam um ambiente de gestão proativa, favorecendo equilíbrio entre partes contratantes e otimizando recursos de forma sustentável.

Considerações finais e próximos passos

Revisar contratos periodicamente vai além de atender à legislação; trata-se de um instrumento poderoso de governança. Ao combinar o cumprimento das obrigações legais com análises detalhadas de custos, é possível alcançar excelência na gestão contratual e proporcionar controle eficaz dos gastos públicos e privados.

Como próximos passos, gestores devem revisar cláusulas contratuais padrão, alinhar expectativas com fornecedores e planejar sessões de repactuação antes de cada renovação. Dessa forma, contribuem para a saúde financeira da instituição e garantem entregas de qualidade, ajustadas à realidade do mercado.